公安機關行政案件立卷規(guī)范（2021整理）
行政案件案卷，是公安機關對在辦理行政案件過程中形成的文書材料進行立卷裝訂后形成的案卷，是公安機關辦理行政案件情況的記錄和固化，是公安機關執(zhí)法辦案水平和質量的重要體現。為推進行政案件案卷的規(guī)范化，依照《行政處罰法》《治安管理處罰法》《道路交通安全法》《出境人境管理法》《禁毒法》《反恐怖主義法》《境外非政府組織境內活動管理法》《公安機關辦理行政案件程序規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章以及《公安機關執(zhí)法細則》（第三版）《公安專業(yè)檔案管理辦法》、《公安聲像檔案管理辦法》等規(guī)范性文件，并結合公安工作實際，對行政案件案卷的立卷和裝訂作一規(guī)范。
一、立卷基本規(guī)范
公安機關對在辦理行政案件過程中形成的文書材料要建立案卷，并予以裝訂。
（一）案卷立卷的基本要求
1.行政案件結案或者終止調查后的10個工作日內，辦案部門應當對辦案過程中形成的受案登記、證據材料、處理性的決定書以及其他法律文書等全部案件材料，按照《公安機關辦理行政案件程序規(guī)定》第260條確立的“一案一卷”的原則建立案卷。一個案件有多個當事人的，應當將針對每名當事人的案件材料集中在一起并按照時間順序排列，無需分卷。但是，為了減輕基層負擔，對具有下列情形之一的，可以多案一卷：
（1）一人有兩種以上違法行為，且由同一個辦案單位辦理，并制作一份決定書的。
（2）兩個以上行政案件之間存在內部關聯(lián)性，兩案的證據之間相互印證、互為補充的，如賣淫案和嫖娼案，盜竊案和收購贓物案等等。
（3）多人多起案件中有部分或者全部案件系共同作案，且由同一辦案單位辦理的。例如，張某實施了一起盜竊案，同時，他與王某、趙某又共同實施了一起詐騙案，王某與趙某又共同實施了一起盜竊案。對上述三起案件，可以歸為一卷。
對當場處罰和現場治安調解結案的行政案件，可以不制作案卷，但辦案部門應當將當場處罰決定書、現場治安調解協(xié)議書按照編號裝訂存檔，并將辦案過程中收集的證據材料案一并裝存檔。現場錄音錄像代替調解協(xié)議的，按規(guī)定保存錄音錄像。對非當場調解的，根據《公安機關辦理行政案件程序規(guī)定》第184條第3款規(guī)定，對調解達成協(xié)議的，應當保存案件證據材料，與其他文書材料和調解協(xié)議書一并歸入案卷。
2.行政案件的法律文書及定性依據材料應當齊全完整，不得損毀、偽造。
3.卷內文書材料的來源和形式應當合法，必須按照《行政處罰法》《治安管理處罰法》《出入境管理法》《道路交通安全法》《禁毒法》、《反恐怖主義法》《公安機關辦理行政案件程序規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章以及公安部統(tǒng)一制定的相關公安行政法律文書的使用和制作要求等規(guī)定收集或者制作。公安部沒有制定相關法律文書式樣的，可以按照各省級公安機關統(tǒng)一制定的文書式樣使用和制作要求制作卷內文書材料。
4.視聽資料、電子數據等無法歸入紙質案卷的不同載體的材料，應當制作相關的說明材料，注明制作方法、制作時間、制作人和證明對象等。同時，應當將視聽資料、電子證據等材料中對主要違法事實有影響的內容轉換成文字或者視頻截圖，由承辦人員或技術人員等相關人員確認后，存人案卷。視聽資料、電子證據原件放人資料袋中，并按照其載體的不同列入相應的檔案類別管理，在相對應的不同類別檔案中分別注明參見號。對視聽資料的存放情況，應當在卷內備考表中注明，以便查閱。
5.案卷內的用于證明案件事實的相關證據的照片（包括底片），應當有文字說明。根據證明目的的需要，文字說明可以包括拍攝時間、地點、攝影者、證明內容等內容。文字說明語句應當簡潔、通順。對于提供給辨認人進行辨認的照片，無需制作文字說明。
6.對案卷證據材料中的復制件，原件提供人、辦案民警應當仔細與原件核對，確認無異后簽名并注明來源。但是，對有關部門提供的其自行保管的文書材料復制部分，應當注明出處，經該部門核對無異后加蓋其印章。同時，根據《公安機關辦理行政案件程序規(guī)定》第31條的規(guī)定，物證的照片、錄像，書證的副本、復制件，視聽資料的復制件，應當附有關制作過程及原件、原物存放處的文字說明，并由制作人和物品持有人或者持有單位有關人員簽名。
7.對文字難以辨認的材料，應當附上抄件；外文材料應當譯成中文附在后面；少數民族語言文字材料應當譯成漢語附在后面。抄件、翻譯件應當載明抄件制作人、譯文制作單位的名稱或個人的姓名。
8.卷內文書材料是用鉛筆或圓珠筆等不耐久字跡材料制作，但又不能重新制作的，為長期保存，應當將原件復印一份，將復印件放在原件之后。使用熱敏紙的，應當復印替換。復印人應當在復印件上簽名并注明來源。能夠重新制作，且不影響相關文書材料的證明力的，可以重新制作。
9.對于涉及公安工作秘密和國家秘密的文件材料應當單獨立卷保管，并在卷內備考表中注明。
（二）案卷裝訂的基本要求
1.行政案件案卷按照“案卷封面→卷內文書目錄→卷內文書材料→卷內備考表（封底）”的順序裝訂。
2.行政案件案卷在裝訂前要把文書材料上的訂書釘、大頭針、回形針等金屬物去掉。
3.行政案件案卷裝訂時，統(tǒng)一以A4型紙張規(guī)格為準，對于文書材料用紙過大的要進行折疊，過小的要進行裱貼，殘損破缺的要進行粘貼，確保案卷裝訂后右齊和下齊。裝訂時可能壓字的要在頁左邊進行裱貼，右邊多出部分向內折疊。對那些獲取時已破損而又不便于裱貼的應當立卷的文書材料，可用牛皮紙袋或者卷盒式卷皮保管，并根據該文書材料在案卷內應當排列的順序位置，使用空白A4紙或同樣規(guī)格的工作用紙說明該文書材料的名稱、內容等必要事項后，代替該文書材料在案卷的位置歸檔，同時在卷內文書目錄的“備注”欄內注明。
4.案卷裝訂采取右齊、下齊、三孔雙線、左側裝訂的方法。裝訂跨度180毫米，距訂口邊10毫米，位置居中。裝訂要結實、整齊，不掉頁，不倒頁，不壓字，不損壞文件，不妨礙閱讀。
5.案卷每卷以不超過200頁為宜，超過200頁的，可分卷裝訂，并在案卷封面的相應位置注明案卷順序號。
二、卷內文書材料排序規(guī)范
每個案件案卷內的文書材料，要保持文書材料之間的聯(lián)系，使卷內文書材料能夠清晰地表明辦案流程、證據之間的相互關聯(lián)和印證、處理決定的執(zhí)行情況等。
（一）卷內文書材料排列順序
一般而言，行政案件案卷的文書材料排序的基本原則是：把結論性材料放在前面，然后按照辦案流程將文書材料按照時間順序排列。具體排列順序如下：
1.卷內文書目錄。
2.案件處理結果的相關文書材料：
（1）公安行政處罰決定書，沒收違法所得、非法財物清單，收繳／追繳物品清單，責令_____通知書等；
（2）治安調解協(xié)議書及協(xié)議履行情況?！ ?/span>
（3）不予行政處罰決定書。
（4）終止案件調查決定書。
（5）收容教育／延長收容教育決定書、提前解除收容教育決定書、解除收容教育證明書。（注：2019年12月28日，十三屆全國人大常委會第十五次會議表決通過了《全國人民代表大會常務委員會關于廢止有關收容教育法律規(guī)定和制度的決定》將收容教育制度廢止。2020年3月27日，李克強總理簽署國務院令，公布《關于修改和廢止部分行政法規(guī)的決定》廢止《賣淫嫖娼人員收容教育辦法》）
（6）強制隔離戒毒／延長強制隔離戒毒決定書、提前解除強制隔離戒毒決定書。
（7）社區(qū)戒毒／社區(qū)康復決定書、解除社區(qū)戒毒／社區(qū)康復通知書。
（8）遣送出境決定書、驅逐出境決定書。
案件處理結果的審批材料、上級機關的批復以及對人大代表、政協(xié)委員予以行政拘留的許可證明處理或者報告、通報材料應當放在案件處理結果的相關文書材料之后。
3.案件來源、受理情況及回避的相關文書材料：
（1）案件來源、受理情況的文書材料，包括受案登記表、接受證據清單、移送案件通知書（外單位移送到本單位的通知書）、呈請撤銷案件報告書和撤銷案件決定書（呈請撤銷案件報告書和撤銷案件決定書僅適用于刑事案件轉行政案件）、指定管轄決定書、其他證明案件來源的有關材料。
（2）受理案件后給舉報人、控告人、報案人、扭送人出具的受理案件回執(zhí)（舉報人、控告人、報案人匿名的，無需制作受案回執(zhí)）；
（3）回避情況的文書材料，包括當事人及其法定代理人申請回避的書面材料或相關記錄、回避／駁回申請回避決定的相關文書材料、當事人及其法定代理人不服駁回申請回避決定的復議申請材料、復議決定書等。
4.案件調查的相關文書材料：
（1）刑事案件案卷。對由刑事案件轉為行政案件的，為保持刑事案件案卷的原始狀態(tài)，減少基層負擔，可以在立卷時將刑事案件案卷作為該行政案件案卷的最后一卷單獨立卷，在該行政案件案卷的第一卷中以一份說明性材料代替刑事轉行政處罰案件的刑事案件案卷部分，置于案卷處理結果的相關文書材料之后，案卷來源、受理情況的相關文書材料之前，并在卷內文書目錄中的“標題”欄內填寫“刑事案件案卷”，“備注”欄內注明“實際案卷見本案第X卷”。行政案件辦理過程中形成的文書材料較少的，可以將轉為行政案件辦理后形成的文書材料與刑事案件案卷合并裝訂為一卷，并將刑事案件案卷放在案卷后部。
（2）當場盤問、檢查筆錄／繼續(xù)盤問筆錄，繼續(xù)盤問審批表，繼續(xù)盤問通知書，延長繼續(xù)盤問審批表。
（3）傳喚證。
（4）拘留審查／延長拘留審查決定書、解除拘留審查決定書。
（5）限制活動范圍決定書。
（6）約束/解除約束決定書。
（7）違法嫌疑人陳述、申辯、辯認筆錄（多名違法嫌疑人的筆錄以先主后次的順序排列；同一違法嫌疑人的筆錄以時間為序排列）。依法為違法嫌疑人聘請翻譯人員的，立卷時，聘請通知書、聘書（副本或者復印件）、相關資質證明應當放在對違法嫌疑人的詢問筆錄之前。
（8）被侵害人陳述、辨認筆錄（多名被侵害人的筆錄以先主后次的順序排列；同一被侵害人的筆錄以時間為序排列）。
（9）證人證言、辨認筆錄（多名證人的筆錄以先主后次的順序排列；同一證人的筆錄以時間為序排列）。
（10）檢查證、勘驗筆錄、檢查筆錄、現場筆錄、現場圖、現場照片?！?/span>
（11）證據保全決定書、證據保全清單及照片、查詢財產通知書、凍結/延長凍結/解除凍結財產決定書、凍結/延長凍結/解除凍結財產通知書。
（12）調取證據通知書、調取證據清單。
（13）鑒定聘請書（有多種鑒定的，聘請書分別附鑒定意見之前），鑒定、檢測機構及鑒定人員資質證明，鑒定意見，告知或者送達鑒定意見的憑證。
（14）行政處罰告知筆錄及擬被處罰人的陳述、申辯記錄?！ ?/span>
（15）行政處罰告知后復核的相關文書材料?！?/span>
（16）聽證申請書、舉行聽證通知書、不予受理聽證通知書?！ ?/span>
（17）聽證筆錄、聽證報告書。
（18）調解記錄。
（19）書證。
（20）獲取視聽資料或電子證據的情況說明及反映視聽資料或電子證據證明內容的文字說明材料。
（21）物證（照片及其說明）?！ ?/span>
（22）民警對查獲情況、現場情況等的證明。
5.執(zhí)行情況的相關文書材料：
（1）_____執(zhí)行回執(zhí)?！ ?/span>
（2）暫緩行政拘留申請書、擔保人保證書、收取保證金通知書、暫緩執(zhí)行行政拘留決定書、退還保證金通知書、沒收保證金決定書、恢復執(zhí)行行政拘留決定。
（3）強制執(zhí)行的相關文書材料（包括依法行政強制執(zhí)行決定書、代履行決定書、強制執(zhí)行申請書和人民法院的受理憑證，以及強制執(zhí)行的裁定）、催告書。
6.其他應當存人案卷的文書材料：
（1）被處罰人（單位）基木情況的相關文書材料?！ ?/span>
①被處罰人（包括被處罰單位直接負責的主管人員和其他直接責任人員）的身份證明、違法犯罪記錄材料。被處罰人的身份證明可以使用全國公安綜合信息查詢系統(tǒng)中下載的戶籍信息。如果戶籍信息中沒有被處罰人照片或者被處罰人目前容貌與戶籍信息上的相片差別較大的，辦案單位應當取得被處罰人戶籍所在地公安派出所的確認，并采集被處罰人的照片附卷。被處罰人的違法犯罪記錄材料應當采用原決定書的復印件，無法獲取原決定書復印件的，可以從全國公安綜合信息查詢系統(tǒng)中下載相關決定書，并由承辦民警在下載的相關決定書上注明來源，下載的日期并簽署姓名和日期
②被處罰單位證照的復印件。
（2）行政復議決定書。
（3）行政判決書、裁定書。
（4）其他材料。
這里需要注意的是，對于依法應當通知當事人家屬的事項，通知情況可以采用以下幾種方式予以體現：
一是在附卷的相關法律文書中注明通知家屬情況，并由經辦民警簽署姓名和日期。例如，對傳喚或者送達行政拘留決定時，被傳喚人或者被行政拘留人家屬在場的，由家屬在附卷的傳喚證或者行政處罰決定書上簽收并注明日期；家屬未在場，采取其他方式通知家屬的，應當在附卷的傳喚證或者行政處罰決定書上注明通知方式、通知時間、被通知人姓名及其聯(lián)系電話、通知民警姓名。也可將由民警書寫通知情況的工作記錄附卷。有送達回執(zhí)或者采用傳真方式通知的，應當將被通知人簽收的送達回執(zhí)或者傳真與傳喚證或者行政處罰決定書一并附卷。
二是在詢問筆錄中注明，并由違法行為人或者被處理人確認?！ ?/span>
三是采用通知書方式通知違法嫌疑人或者被處理人家屬。
（二）卷內文書材料的審批
相關文書材料依法需要經過審批的，有制式書面審批文書的，書面審批文書應當放在決定文書之后，即正件在前，簽批件在后。例如，檢查審批表放在檢查證之后；行政處理審批表放在行政處罰決定書之后。沒有制式書面審批文書的，可由具有審批權的相關負責人在附卷的相關文書材料首頁的右上角上審批。例如，由相關負責人在附卷的檢查證右上角上簽署審批意見（不同意的，應當簽署具體理由）、姓名和審批日期。實行網上辦案的公安機關，可以進行網上審批。
為方便適用，根據有關法律、法規(guī)、規(guī)章及相關規(guī)范性文件的規(guī)定，本部分對依法需要審批的主要行政法律文書的審批權限進行了匯總：
1.吊銷證照類行政處罰，一般按照“誰發(fā)證（登記），誰吊銷”的原則處理，但是，法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的除外。例如，《道路交通安全違法行為處理程序規(guī)定》（注：《公安部關于修改<道路交通安全違法行為處理程序規(guī)定>的決定》已經2020年2月12日公安部部務會議通過，現予發(fā)布，自2020年5月1期施行。）第6條第2款和第61條第1款規(guī)定，對違法行為人處以吊銷機動車駕駛證處罰的，由設區(qū)的市公安機關交通管理部門作出處罰決定。公安機關交通管理部門對非本轄區(qū)機動車駕駛人給予吊銷機動車駕駛證處罰的，應當在作出處罰決定之日起十五日內，將機動車駕駛證轉至核發(fā)地公安機關交通管理部門。《境外非政府組織境內活動管理法》規(guī)定，由登記管理機關吊銷登記證書。
2.需經縣級以上公安機關負責人批準的事項：
（1）延長繼續(xù)盤問時限（將繼續(xù)盤問時限由12小時延長至24小時，由縣級公安機關值班負責人審批；將繼續(xù)盤問時限由24小時延長至48小時，由縣級公安機關主管負責人審批）。
（2）回避（辦案民警的回避，由其所屬的公安機關負責人批準；公安機關負責人的回避，由上一級公安機關決定）?！ ?/span>
（3）對與違法行為有關的場所、物品、人身進行檢查（當場檢查的除外）。
（4）重新鑒定?！ ?/span>
（5）延長扣押、扣留、查封期限，延長治安案件的辦案期限。
（6）不子受理聽證申請，違法嫌疑人在法定期限內提出聽證申請的，公安機關應當允許，直接制作舉行聽證通知書，無需經批準。但是，如果認為不符合聽證條件的，應當經縣級以上公安機關負責人批準后，制作不予受理聽證通知書。
（7）封存、約束、凍結（延長凍結由上一級公安機關負責人批準）。
（8）行政處罰（依法具有行政執(zhí)法主體資格的公安機關業(yè)務部門在法定權限內以自己名義作出的行政處罰，以及依照《境外非政府組織境內活動管理法》等由設區(qū)的市級以上人民政府公安機關作出決定的除外）。
（9）收繳及收繳物品的處理（違禁品，管制器具，吸食、注射毒的用具以及非法財物價值在500元以下且當事人對財物價值無異議的，公安派出所可以決定收繳）?！?/span>
（10）追繳及追繳物品的處理（追繳違法所得財物應當退還給被侵害人的，公安派出所可以決定追繳）。
（11）對外國人的拘留審查、限制活動范圍或者遣送出境（由縣級以上公安機關或者出入境邊防檢查機關負責人決定）。
（12）收容教育／延長收容教育、提前解除收容教育。（注：已廢止）
（13）強制隔離戒毒／延長強制隔離戒毒、提前解除強制隔離戒毒。
（14）責令社區(qū)戒毒/社區(qū)康復、解除社區(qū)戒毒/社區(qū)康復。
（15）吊銷或宣布作廢護照、出境人境證件（原發(fā)證機關或者上級機關）。
（16）驅逐出境（由公安部決定）。
（17）限期出境（由縣級以上公安機關或者出入境邊防檢查機關負責人決定）。
一般情況下，除法律、法規(guī)或者規(guī)章明確授權公安民警、公安派出所或者公安機關辦案部門負責人行使審批權的事項外，其他辦案事項都需經縣級以上公安機關負責人批準。
3.需經公安派出所或者辦案部門負責人批準的事項：
（1）書面?zhèn)鲉?、延長詢問查證時間?！ ?/span>
（2）繼續(xù)盤問12小時（由公安派出所負責人審批決定，對違反出境入境管理的嫌疑人適用繼續(xù)盤問的，應當經縣級以上公安機關或者出入境邊防檢查機關負責人批準）?！ ?/span>
（3）扣押（可有縣級以上公安機關、公安派出所、依法具有獨立執(zhí)法主體資格的公安機關業(yè)務部門以及出入境邊防檢查站決定）。
（4）抽樣取證?！ ?/span>
（5）先行登記保存?！ ?/span>
（6）查封（可有縣級以上公安機關、公安派出所、依法具有獨立執(zhí)法主體資格的公安機關業(yè)務部門以及出入境邊防檢查站決定）。
（7）精神病醫(yī)學鑒定、鑒定/檢測/檢驗（需要聘請本公安機關以外的人進行鑒定的，應當經公安機關辦案部門負責人批準；強制吸毒檢測由縣級以上公安機關或者其派出機構負責人批準）。
（8）終止案件調查（由公安派出所、縣級公安機關辦案部門或者出入境邊防檢查機關以上負責人批準）。
4.辦案人民警察可以決定的事項：
（1）口頭傳喚。
（2）依法適用簡易程序作出行政處罰。
（3）要求違法嫌疑人、被侵害人或者其他證人自行書寫陳述。
（4）勘驗。
（5）有證據表明或者群眾報警公民住所內正在發(fā)生危害公共安全或者公民人身安全的案（事）件，或者違法存放危險物質，不立即檢查可能對公共安全或者公民人身、財產造成危害，需要立即檢查的。
（6）酒精度檢驗、現場吸毒檢測（強制吸毒檢測由縣級以上公安機關或者其派出機構負責人批準）。
（7）辨認。
（8）登記證據（適用被侵害人或者善意第三人合法占有的財產、公民個人及其所扶養(yǎng)家屬的生活必需品等與案件有關需要作為證據的物品）。
三、刑事案件轉行政案件的立卷規(guī)范
在刑事偵查過程中，發(fā)現犯罪嫌疑人不夠刑事處罰需要轉行政處罰的，主要有兩種處理方式：
一是對僅有一名犯罪嫌疑人或所有共同犯罪嫌疑人都轉行政處罰的，制作請撤銷案件報告書，經縣級以上公安機關負責人批準后，制作撤銷案件決定書，撤銷刑事案件，按照辦理行政案件的程序繼續(xù)辦理。
二是同案犯罪嫌疑人被移送起訴的，無需撤銷刑事案件，只需制作行政處理審批表，連同所有案卷材料呈批行政處理，按照辦理行政案件的程序繼續(xù)辦理。
對于整個刑事案件轉為行政案件辦理的，為保持刑事案件案卷的原始狀態(tài)，減少基層負擔，辦理刑事案件過程中所形成的案卷，無需分解，整體作為證據材料，歸人行政案件案卷，并排列在“案件調查的相關文書材料”中的第一項。同時，將呈請撤銷案件報告書和撤銷案件決定書放人“案件來源、受理及回避的相關文書材料”中的第一項。
對部分同案人員轉行政處理的，應當對行政案件單獨立卷，除按照第二節(jié)要求排列卷內文書材料外，還應當符合下列要求：
第一，對在辦理刑事案件過程中形成的證明轉行政處理的同案人員實施違法行為的證據材料應當復印，放入行政案件案卷中，并注明原始證據材料的存放情況。相關證據材料能夠保存原件的，應當以原件入卷。
第二，案件來源，即受案登記表的復印件，放入“案件來源、受理及回避的相關文書材料”中的第一項，并注明原始文書材料的存放情況。
第三，同案人員已被移送起訴或者被追究刑事責任的，應當將相關起訴意見書、判決書及其他結論性文書材料的復印件歸人行政案件案卷的“其他應當歸人案卷的文書材料”中的“其他材料”。
對刑事案件轉行政案件的，“偵查保密卷”應當單獨存放，不得歸入行政案件案卷中，并在行政案件案卷備考表中注明，注意保密。
四、立卷技術規(guī)范
（一）卷內文書目錄的制作規(guī)范
卷內文書目錄是按照卷內文書材料的次序編排以供查考的文書材料的名目，它不是一種法律文書。卷內文書目錄由序號、責任者、文號、標題、頁號、日期、備注七項內容組成。制作卷內文書目錄應當在卷內文書材料排列順序、位置固定后進行。
1.卷內文書目錄式樣。卷內文書目錄應當使用統(tǒng)一式樣。
2.卷內文書目錄的填寫規(guī)范。卷內文書目錄應當打印或者使用鋼筆和能夠長期保持字跡的墨水填寫，要字跡工整、清晰。
（1）序號。是對卷內文書材料按照排列順序進行的編號，其目的是固定文書材料在卷內的位置。一份文書材料編一個序號，用阿拉伯數字按照“l(fā)、2、3、4、5…”的順序編排并填寫。例如，公安行政處罰決定書不管有多少頁，在卷內文書目錄中只能編一個序號。
（2）責任者。責任者，是指制發(fā)文書的單位或者個人。文書材料上加蓋印章的，其責任者應當填寫加蓋印章的機關名稱。例如，行政處罰決定書的責任者，應當填寫決定書上加蓋印章的機關名稱，如XX縣公安局或者XX縣公安局XX派出所等；文書材料沒有印章的，其責任者應當填寫制作人。例如，詢問筆錄的責任者應當填寫詢問人和記錄人；書面證人證言的責任者應當填寫書寫人。有兩個以上責任者的，只填寫兩個，其他用“等”替代。
（3）文號。卷內文書材料有文號的，應當填寫相應的發(fā)文字號。沒有文號的，可以不填寫。
（4）標題。標題，是指卷內文書材料的名稱，即文書材料的標題。文書材料有標題的，要原文照錄，不要隨意更改和簡化。沒有標題的，應當根據其內容，準確地概括出主題作為其標題。概括的標題要清楚、簡要。例如，詢問筆錄在卷內文書“標題”欄內可以直接填寫“詢問筆錄（xxx)”。
（5）日期。日期，是指文書材料制作完畢的年、月、日，即成文日期，以文件落款的日期為準，填寫8位阿拉伯數字。例如，公安行政處罰決定書的落款日期為“二0一九年二月六日”，其卷內目錄的相應欄目內應當填寫“20190206”。
（6）頁號。頁碼，是指卷內文書材料所在的首頁碼。在卷內目錄中填寫頁號是為了便于查找。對于文書材料只有一頁的，應當在相應的“頁號”欄內填寫該文書材料在案卷中的頁號。一份文書材料有兩頁以上的，應當在相應的“頁號”欄內填寫起始頁。但是，一卷中最后一份文書材料應當填寫起止頁號。例如，受案登記表在卷宗的第5張，該材料對應的“頁號”欄內應當填寫“5”。詢問筆錄在案卷中的頁次排列是從第20頁到第28頁，填寫頁號時，應當寫“20”。本案卷最后一份文書材料在案卷中的頁次排列是從第45頁到第48頁，填寫其頁號時，應當填寫“45-48”。
（7）備注。用以注明卷內文書材料中需要特別說明的問題，以便有關人員查閱案卷材料時參考。例如，對復制（印）件，應當在該文書材料對應的“備注”欄內注明“復制件”。
（二）卷內文書材料頁號編寫規(guī)范
卷內文書材料頁號，即頁碼編號，是指每張（或者每頁）文書材料在卷內所處的位置。卷內文書材料的排列次序固定后，就應當編寫卷內文書材料的張次。每卷案卷的頁碼一律從數字“l(fā)”開始編排。
1.編寫卷內文書材料頁號，要以頁為單位編排頁號，即一頁編一個號，沒有文書記載的空自頁，不編號。例如，一張文書材料只有單面有內容，另一面是空白頁，就僅對有內容的頁面編寫頁號。如果一張文書材料的正背面均有文字、圖表等內容，其正面和背面均應當編頁號，各編為一頁。例如，正面的頁號是，“5”，其背面的頁號即為“6”。卷內的便條、小紙條、信封等，只要有文字的（包括符號、圖畫等），都應編寫頁號。
2.編寫頁號要準確，不能漏編，也不能編重號?！?/span>
3.編寫頁號的位置要適當。頁號應當標在每頁的右上角。文書材料背面有內容的，背面頁號應當標在左上角。
4.編寫頁號，一律使用阿拉伯數字，即“l(fā)、2、3、4、5……”。
5.有些書證以及其他不便于在上面直接編寫頁號的文書材料，應當用牛皮紙袋裝好，并在紙袋上注明“內有材料多少頁”，然后在紙袋上編上統(tǒng)一的頁號。
（三）卷內備考表的制作規(guī)范
卷內備考表，是反映卷內文書材料狀況的記錄單。無論保管期限長短，案卷均要求有卷內備考表。卷內備考表置于卷尾，填寫項目包括：本案卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間?！ ?/span>
1.本案卷情況說明：應當填寫卷內文書材料缺損、修改、補充、移出、銷毀及不宜裝訂入卷的文書材料的情況說明等情況，案卷裝訂移交后發(fā)生或者發(fā)現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名標注時間。
2.立卷人：完成立卷時，由立卷者簽名。
3.檢查人：由案卷質量檢查者、審核者簽名?！ ?/span>
4.立卷時間：填寫立卷完成時的日期，具體到年、月、日。
（四）案卷封面的制作規(guī)范
案卷封面，又稱封一，是指裝訂成冊的案卷的最外面的一層，包括公安機關處、案件類別、案卷題名、辦案起止時間、案卷保管期限、案卷卷數和本卷編號、本卷頁數、立卷單位以及由檔案部門填寫的小表（包括全宗號、類別號、目錄號、案卷號）等內容。
1.案卷封面式樣。行政案件應當采用統(tǒng)一印制的案卷封面。由于公安部未規(guī)范行政案件案卷的封面式樣，根據公安部專業(yè)檔案管理相關規(guī)定，《公安行政法律文書制作與范例》P250設計了行政案件的案卷封面式樣，供各地參考。
2.案卷封面制作規(guī)范。
（1）案卷封面應當打印或者使用鋼筆和能夠長期保持字跡的墨水填寫，要字跡工整、清晰。
（2）案卷封面的第一欄為公安機關名稱，即案卷形成的縣級以上公安機關的名稱。各公安機關可以將名稱事先印制好。
（3）案卷封面的第二欄填寫案卷類別，以利于檔案分類管理。案卷類別，是指該行政案件的具體類別。
根據《公安專業(yè)檔案管理辦法》的有關規(guī)定，行政案件案卷主要可以分為以下幾大類：①行政強制措施呈報審批卷；②治安管理處罰卷；③外國人入境出境管理卷；④中國公民出境入境管理卷。此外，其他案件的案卷可以統(tǒng)稱為行政案件卷，也可以根據案件具體內容確定，如公安交通行政處罰卷、網絡安全保衛(wèi)行政處罰卷等。但是，如果一案同事作出行政處罰和處理性的行政強制措施的，按照“一案一卷”的原則應當按一案立卷，并在案卷類別欄內填寫“行政處罰及行政強制措施卷”。
（4）案卷封面的第三欄填寫案卷題名。案卷題名應當填寫：違法行為人（單位違法的填寫單位名稱）+案由+案，如XXX盜竊案。案由，填寫違法行為名稱。具體按照公安部《違反公安行政管理行為的名稱及其適用意見》（公通字〔2015〕35號）的規(guī)范名稱填寫，如盜竊、賣淫。一人實施數個違法行為的，其違法行為的案由按時間順序排列。案由名稱之間用頓號隔開。
違法行為人的姓名應當按照行政處罰決定書等決定性類文書中書寫的違法行為人的姓名如實填寫。同一案件有多名違法行為人的，可以只填寫三名主要違法行為人的姓名（根據其在案件中所處的地位和所發(fā)揮的作用從主到次依次填寫），其他違法行為人以“等”替代，不必一一寫明。各違法行為人的姓名之間用頓號隔開，如XXX、XXX、XXX等盜竊案。
（5）案卷封面的第四欄填寫辦案起止時間和案卷保管期限。辦案起止時間，是指從受理案件的時間至作出處理決定并執(zhí)行的時間，具體到年、月、日。案卷保管期限按照要求填寫。例如，根據《公安專業(yè)檔案管理辦法》的有關規(guī)定，行政強制措施呈報審批卷、治安管理處罰卷的保管期限都是長期。
（6）案卷封面的第五欄填寫案卷卷數、本卷編號、本卷頁數和立卷單位。案卷卷數、本卷編號按照案卷情況用中文大寫數字如實填寫，如“本案共叁卷”、“第壹卷”；本卷頁數用中文小寫數字填寫，如“一百二十一頁”。立卷單位，填寫具體承辦該案件并負責立案的公安機關名稱。如果立卷單位與案卷封面第一欄的公安機關名稱相同，立卷單位欄可以不填寫。如果立卷單位是案卷封面第一欄的公安機關的內設機構或者派出機構，可以直接填寫該內設機構或者派出機構的名稱，如XX派出所或者治安大隊。
（7）案卷封面的最后一欄的小表包括全宗號、類別號、目錄號、案卷號，由檔案部門填寫。
